Annexe II: Règles de gestion financière de la Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies

Champ d’application et pouvoirs
A.1 Le Comité mixte promulgue les règles de gestion financière conformément à l’article 4 b) des Statuts de la Caisse, avec effet au 1er janvier 2017. Sous réserve des dispositions des Statuts de la Caisse et des résolutions et décisions de l’Assemblée générale relatives aux opérations financières de la Caisse, les règles de gestion financière régissent la gestion et l’administration financières de la Caisse et complètent les dispositions du Règlement administratif. Les dispositions pertinentes du Règlement financier et des règles de gestion financière de l’Organisation des Nations Unies s’appliquent, mutatis mutandis, à toute question qui n’est pas expressément régie par les présentes règles de gestion financière.

A.2 L’Administrateur est habilité à publier, et à réviser de temps à autre, les procédures écrites et les formulaires nécessaires à la gestion financière de la Caisse, conformément aux Statuts et au Règlement administratif de la Caisse, y compris les présentes règles de gestion financière.

A.3 L’Administrateur consulte le Secrétaire général ou le Représentant du Secrétaire général si les mesures qu’il prend aux fins de l’application des règles de gestion financière ou de la publication ou de la révision des procédures et formulaires nécessaires à l’administration financière de la Caisse mettent en jeu ou risquent de mettre en jeu la responsabilité du Secrétaire général découlant de l’article 19 des Statuts, à savoir décider du placement des avoirs de la Caisse; il procède aux consultations avant l’entrée en vigueur des mesures envisagées et afin de décider des dispositions à prendre. L’Administrateur veille à obtenir l’assentiment préalable du Représentant du Secrétaire général.

A.4 L’Administrateur peut déléguer, par voie d’instruction écrite, une partie de ses pouvoirs en ce qui concerne certains aspects des règles de gestion financière à d’autres fonctionnaires de la Caisse ou, dans le cas des services communs fournis par l’ONU, il peut les déléguer parécrit à des fonctionnaires du Secrétariat. Il est tenu d’indiquer si le délégataire peut, à son tour, déléguer des aspects de ce pouvoir à d’autres fonctionnaires.

A.5 Dans l’application des règles de gestion financière, les fonctionnaires sont guidés par les principes d’efficacité, d’efficience et d’économie.

Modification des règles de gestion financière
A.6 Seul le Comité mixte peut modifier les règles de gestion financière, conformément aux articles 4 et 49 des Statuts de la Caisse. Toute modification portant sur la partie de la section H (Audit)
consacrée à l’audit externe ou toute modification portant sur toute autre section qui concernerait l’audit externe doit avoir été approuvée par le Comité des commissaires aux comptes de l’ONU,
conformément à l’article 14 b) des Statuts de la Caisse.

Définitions
A.7 Les définitions figurant à l’article 1 des Statuts de la Caisse et les définitions ci-après s’appliquent à l’interprétation et à l’application des règles de gestion financière :
a) On entend par « Comité consultatif » le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires de l’Assemblée générale des Nations Unies;
b) On entend par « avoirs de la Caisse » les montants provenant des sources énoncées à l’article 17 des Statuts de la Caisse;
c) On entend par « Comité d’audit » le Comité d’audit du Comité mixte;
d) On entend par « Administrateur » l’Administrateur de la Caisse nommé en application de l’article 7 des Statuts de la Caisse;
e) On entend par « Directeur financier » le Directeur financier de la Caisse nommé en application de l’article 7 de la Caisse;
f) On entend par « couverture des déficits » les montants à verser par les organisations affiliées à la Caisse en application de l’article 26 a) des Statuts de la Caisse;
g) On entend par « règles de gestion financière » les présentes règles de gestion financière de la Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies;
h) On entend par « Statuts de la Caisse » les Statuts de la Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies;
i) On entend par « IFRS » les Normes internationales d’information financière;
j) On entend par « normes IPSAS » les Normes comptables internationales pour le secteur public;
k) On entend par « fonctionnaires de la Caisse » l’Administrateur, l’Administrateur adjoint, le Représentant du Secrétaire général et tout autre fonctionnaire de la Caisse dont le Comité mixte a besoin et qui sont nommés conformément à l’article 7 b) des Statuts de la Caisse, ainsi que les secrétaires des comités des pensions du personnel des organisations affiliées à la Caisse nommés
conformément à l’article 8 b) des Statuts;
l) Le sens donné au terme « participant » est celui prévu aux articles 1 et 21 des Statuts de la Caisse et à la section B du Règlement administratif de la Caisse;
m) On entend par « Représentant du Secrétaire général » le Représentant du Secrétaire général pour les investissements de la Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies nommé par le Secrétaire général conforment à la résolution 68/247 B de l’Assemblée générale en date du 9 avril 2014.

Versement des cotisations et tenue des dossiers par les organisations affiliées
B.1 Les organisations affiliées soumettent des états récapitulant les cotisations versées et remettent les cotisations au secrétariat de la Caisse sur une base mensuelle, conformément aux Statuts de la Caisse et à la section D du Règlement administratif de la Caisse. Elles tiennent à jour un dossier pour chaque participant dans lequel elles portent tous les renseignements qu’elles sont tenues de fournir conformément aux Statuts et au Règlement administratif de la Caisse. Outre d’autres renseignements obligatoires, doit notamment y figurer le montant des cotisations recueillies et versées par les organisations affiliées pour chaque participant et réglées à la Caisse en application des barèmes de rémunération considérée aux fins de la pension en vigueur pendant l’année financière considérée. Les organisations affiliées ont jusqu’au 31 janvier pour remettre à la Caisse les dossiers des participants pour l’année financière précédente.

Dépenses
C.1 Les avoirs de la Caisse servent à régler les engagements au titre des prestations prévues par les Statuts de la Caisse, le Règlement administratif, y compris les présentes règles de gestion financière, le système d’ajustement des pensions et les dispositions et conditions régissant l’utilisation du Fonds de secours de la Caisse qui ont été approuvées par le Comité mixte.

C.2 Les avoirs de la Caisse servent aussi au règlement des dépenses d’administration engagées par la Caisse au titre de l’article 15 a) des Statuts.

C.3 Sauf autorisation expresse du Comité mixte, les avoirs de la Caisse ne peuvent servir à des fins autres que celles prévues par les règles C.1 et C.2. Ordonnancement des paiements et dispositif de contrôle

C.4 Dans le cadre des attributions respectives que leur confèrent les Statuts de la Caisse et en concertation avec le Directeur financier, l’Administrateur et le Représentant du Secrétaire général s’acquittent des fonctions suivantes :
a) Ils établissent les procédures qui permettent de veiller à ce que tous les décaissements et paiements se fassent sur la base de documents justificatifs conformément aux Statuts, au Règlement
administratif et au système d’ajustement des pensions de la Caisse ou correspondent à des services ou à des biens effectivement reçus par la Caisse conformément aux dispositions du marché ou de tout autre accord régissant la fourniture de ces biens ou services à la Caisse;
b) Ils désignent les fonctionnaires de la Caisse habilités à recevoir des fonds ou d’autres avoirs, à engager des dépenses et à faire des décaissements au nom de la Caisse et, dans le cas de services
fournis à la Caisse par le Secrétariat de l’ONU conformément à la section F des présentes règles financières, ils désignent les fonctionnaires du Secrétariat qui sont habilités à recevoir des fonds ou d’autres avoirs, à engager des dépenses et à faire des versements ou des décaissements au nom de la Caisse, lesdits fonctionnaires pouvant à leur tour déléguer cette responsabilité à d’autres fonctionnaires du Secrétariat;
c) Ils établissent et maintiennent un dispositif de contrôle interne conçu pour fournir une assurance raisonnable concernant la fiabilité de l’information financière et l’assurance que les ressources et les avoirs de la Caisse sont préservés conformément aux Statuts de la Caisse, au Règlement administratif et aux présentes règles de gestion financière.

Autorisation concernant les droits à prestations et le versement des prestations
C.5 L’Administrateur ordonnance toutes les dépenses de la Caisse engagées conformément à la règle de gestion financière C.1. L’ordonnancement suppose que l’Administrateur a donné son
autorisation préalable à l’utilisation des fonds sous forme de l’établissement d’un droit à prestation et du versement de la prestation correspondante.

Contrôles croisés
Autorisation concernant l’établissement des droits à prestations
C.6 Nonobstant les fonctions assignées en application des règles D.1 et D.2 en ce qui concerne la signature des ordres relatifs aux comptes bancaires, les autorisations concernant l’établissement des droits à prestations auxquels un participant peut prétendre du fait de sa période d’affiliation à la Caisse requièrent au moins trois signatures autorisées, sous forme classique ou électronique.

C.7 Conformément à la règle C.6, l’Administrateur désigne un ou plusieurs fonctionnaires de la Caisse pour assumer sous son autorité les fonctions suivantes concernant l’établissement des droits à prestations :
a) L’agent vérificateur vérifie l’existence et le montant des droits à prestations. Il ne peut exercer les fonctions d’ordonnancement assignées en application de la règle C.7 c);
b) Le responsable des prestations déclenche les fonctions de traitement des droits à prestations. Il ne peut exercer les fonctions de certification assignées en application de la règle C.7 c);
c) L’agent certificateur donne l’autorisation finale en ce qui concerne les droits à prestations. Il ne peut ni exercer les fonctions de vérification ni déclencher les fonctions de traitement ni assumer les fonctions d’ordonnancement assignées conformément aux règles C.7 a), C.7 b) et C.9 c) respectivement.

Autorisation concernant le versement des prestations
C.8 Une fois que les droits à prestations sont établis au sens de la règle C.7, les versements correspondants peuvent être autorisés. Les prestations certifiées au titre de la règle C.7 c) (y compris les versements de départ au titre de la liquidation des droits, les sommes en capital, les versements rétro avoirs au titre des pensions et les prestations périodiques) doivent être approuvées aux fins de décaissement par un agent ordonnateur désigné conformément à la règle C.9 c). Par ailleurs, nonobstant les fonctions assignées en application des règles D.1 et D.2 en ce qui concerne la signature des ordres relatifs aux comptes bancaires, la création et l’actualisation des versements afférents aux prestations périodiques dans les états de paiement des prestations mensuelles et des autres versements requièrent au moins trois signatures autorisées, sous forme classique ou électronique.

C.9 Conformément à la règle C.8, l’Administrateur désigne un ou plusieurs fonctionnaires de la Caisse pour assumer, sous son autorité, les fonctions suivantes concernant le versement des prestations périodiques prévues dans les états de paiements mensuels ainsi que le versement de toute autre prestation :
a) Le responsable des états de paiement des prestations, qui relève du Groupe des paiements, signe les ordres de paiement des prestations périodiques inscrites dans les états des paiements et ceux correspondant aux versements ponctuels après avoir vérifié que ceuxci sont dûment exigibles et déclenche la fonction de mise en paiement. Il ne peut exercer ni les fonctions de certification ni les fonctions d’ordonnancement assignées conformément aux règles C.9 b) et C.9 c);
b) L’agent certificateur signe et « certifie » la série de versements prévus dans l’état de paiement des prestations. Il ne peut ni déclencher les fonctions de mise en paiement ni exercer les
fonctions d’ordonnancement assignées conformément aux règles C.9 a) et C.9 c);
c) L’agent ordonnateur autorise la mise en paiement des prestations (y compris les versements de départ au titre de la liquidation des droits, les sommes en capital et les versements rétro
avoirs au titre des pensions ainsi que les prestations inscrites dans les états de paiements et les paiements ponctuels) après avoir vérifié que les droits à prestations avaient été autorisés et dûment certifiés. Il ne peut exercer ni les fonctions de certification assignées en application des règles C.7 c) et C.9 b) ni les fonctions de signature d’ordres relatifs aux comptes bancaires assignées en application des règles D.1 et D.2.

C.10 Les pouvoirs et les attributions conférés aux fonctionnaires de la Caisse en application des règles C.7 et C.9 le sont à titre personnel et ne peuvent pas être délégués. Les fonctionnaires ainsi désignés doivent tenir des registres détaillés et être prêts à présenter toutes les pièces justificatives, explications et justifications demandées par l’Administrateur.

Imputation des dépenses sur le budget d’administration
C.11 Les avoirs de la Caisse servent à régler les dépenses d’administration de la Caisse dans les conditions suivantes :
a) Les dépenses d’administration de la Caisse ne peuvent dépasser le montant plafond autorisé par le Comité mixte et pour lequel l’Assemblée générale a ouvert des crédits et ne peuvent servir
qu’aux fins autorisées par le Comité mixte et pour lesquelles l’Assemblée a ouvert des crédits. Les fonctionnaires de la Caisse ne peuvent pas transférer des crédits entre la composante secrétariat de la Caisse et les composants investissements du budget d’administration sans avoir reçu l’assentiment du Comité mixte et l’autorisation de l’Assemblée générale;
b) Les crédits réservés aux dépenses d’administration de la Caisse peuvent donner lieu à des engagements pendant l’exercice budgétaire pour lequel ils ont été ouverts et restent utilisables pendant les 12 mois qui suivent la fin dudit exercice, pour autant qu’ils soient nécessaires pour régler les engagements se rapportant à des biens livrés ou des services fournis à la Caisse au cours de cet exercice ou pour honorer toute autre obligation juridique se rapportant à l’exercice;
c) À la fin de l’exercice budgétaire ou au terme des 12 mois qui l’ont suivi, selon le cas, le solde des crédits prévus pour les dépenses d’administration qui n’ont pas été utilisés est restitué à la Caisse et si un engagement n’a pas été réglé à l’issue de la période de 12 mois qui suit l’exercice budgétaire, il est annulé et financé au moyen des crédits ouverts pour les dépenses  ’administration de l’exercice budgétaire en cours;
d) L’Administrateur et le Représentant du Secrétaire général peuvent contracter des engagements pour des exercices budgétaires futurs, chacun au titre de l’enveloppe budgétaire dont il a la charge, à condition que lesdits engagements se rapportent à des activités administratives qui ont été approuvées par le Comité mixte et autorisées par l’Assemblée générale et qui se poursuivront après l’exercice budgétaire en cours. Tous les engagements de dépenses afférents à des exercices budgétaires futurs doivent être indiqués dans une note relative aux états financiers de la Caisse conformément aux normes IPSAS et sont parmi les premières charges imputées sur les crédits correspondants ouverts par l’Assemblée.

Autorisation concernant les dépenses d’administration
C.12 L’Administrateur et le Représentant du Secrétaire général certifient les dépenses d’administration de la Caisse engagées conformément à la règle C.2, chacun au titre de l’enveloppe
budgétaire dont il a la charge. Il ne peut être utilisé de fonds sans l’autorisation préalable de l’Administrateur ou du Représentant du Secrétaire général, selon le cas. Cette autorisation peut prendre la forme : a) d’une allocation de fonds ou autre autorisation d’engager ou de régler des montants déterminés, à des fins déterminées, pendant une période déterminée; b) d’une autorisation d’employer du personnel conformément aux tableaux d’effectifs approuvés par le Comité mixte et autorisés par l’Assemblée générale.

C.13 Nonobstant les fonctions assignées en application des règles D.1 et D.2 en ce qui concerne la signature des ordres relatifs aux comptes bancaires, tous engagements, décaissements et charges requièrent au moins deux signatures autorisées, sous forme classique ou électronique. Les charges imputées sur un engagement de dépenses constaté et certifié n’ont pas à être certifiées de nouveau si elles ne dépassent pas le montant dudit engagement de plus de 10 % ou de 4 000 dollars (ou l’équivalent dans d’autres monnaies), si cette somme est inférieure. Les charges inférieures à 4 000 dollars (ou l’équivalent dans d’autres monnaies) pour lesquelles il n’est pas nécessaire de constater d’engagement doivent être à la fois certifiées et approuvées.

C.14 Dans le cadre des attributions que leur confèrent les Statuts de la Caisse et en concertation avec le Directeur financier, l’Administrateur et le Représentant du Secrétaire général désignent de concert un ou plusieurs fonctionnaires de la Caisse ou, dans le cas de services fournis à la Caisse par le Secrétariat de l’ONU conformément à la section F des présentes règles de gestion financière, un ou plusieurs fonctionnaires du Secrétariat de l’ONU, à savoir :
a) Un ou plusieurs agent(s) certificateur(s) pour le(s) compte(s) d’un chapitre ou d’un sous-chapitre d’un budget approuvé aux fins des dépenses d’administration de la Caisse. Les agents certificateurs gèrent l’utilisation des ressources de la Caisse conformément : i) aux Statuts de la Caisse et au Règlement administratif, y compris les présentes règles de gestion financière; ii) aux fins pour lesquelles ces ressources, en particulier celles devant servir aux dépenses d’administration, ont été approuvées par le Comité mixte et autorisées par l’Assemblée générale; iii) aux principes d’efficience et d’efficacité;
b) Des agents ordonnateurs agissant sous l’autorité de l’Administrateur ou du Représentant du Secrétaire général, selon le cas, chargés d’approuver l’inscription dans les comptes du budget
d’administration de la Caisse des engagements, décaissements et charges relatifs aux marchés, accords, commandes et autres contrats, après avoir vérifié qu’ils sont réguliers et ont été certifiés par un agent certificateur dûment désigné conformément à la règle C.14 a). Les agents ordonnateurs autorisent également les paiements après s’être assurés que ceux-ci sont dûment exigibles en obtenant la confirmation que les biens et services requis ont été reçus suivant le marché, l’accord, la commande ou le contrat quel qu’il soit et, si leur coût dépasse 4 000 dollars (ou l’équivalent dans d’autres monnaies), qu’ils répondent aux fins pour lesquelles l’engagement financier correspondant a été établi.

C.15 Les agents certificateurs et les agents ordonnateurs tiennent des registres détaillés et doivent se tenir prêts à présenter toutes pièces justificatives, explications et justifications demandées par l’Administrateur, le Représentant du Secrétaire général ou le Directeur financier, selon le cas.

C.16 Le pouvoir d’ordonnancement et la responsabilité correspondante prévus par la règle C.14 a) ne peuvent être exercés par la ou les mêmes personnes exerçant les fonctions de certification
assignées en application de la règle C.14 b) ni par celles exerçant les fonctions de signature d’ordres relatifs aux comptes bancaires assignées en applications des règles D.1 et D.2.

Administration des engagements
C.17 Tout engagement doit être fondé sur un marché, un accord, une commande ou un autre contrat d’un autre type à caractère officiel, ou sur une dette reconnue par l’Organisation, et étayé par un document d’engagement en bonne et due forme.

C.18 Sauf en ce qui concerne l’emploi du personnel inscrit aux tableaux d’effectifs autorisés et les engagements qui en découlent selon le Statut et le Règlement du personnel de l’ONU et tout accord applicable entre le secrétariat de la Caisse et le Secrétariat de l’Organisation, il ne peut être conclu de contrat, tel que marché, accord ou commande portant sur une somme supérieure à 4000 dollars (ou l’équivalent dans d’autres monnaies), tant que les crédits correspondants n’ont pas été réservés dans les comptes du budget d’administration de la Caisse par l’agent certificateur, qui constate un engagement pouvant donner lieu à paiement ou à décaissement. L’engagement subsiste jusqu’à ce qu’il ait été réglé, annulé ou reconduit conformément à la règle C.2, selon le cas.

C.19 Si, durant la période qui sépare l’établissement d’un engagement et le paiement final, le coût des biens ou services en question a augmenté de moins de 4 000 dollars (ou l’équivalent dans d’autres monnaies) ou 10 % de l’engagement si ce montant est inférieur, le montant de l’engagement initial reste inchangé. Sinon, l’engagement initial doit être révisé pour tenir compte de l’augmentation des ressources nécessaires, une nouvelle certification étant requise. Toute majoration d’engagement est soumise aux mêmes règles que l’engagement initial.

C.20 L’agent certificateur compétent examine périodiquement les engagements non réglés. Si un engagement est jugé valable mais ne peut être réglé durant la période prévue par la règle C.2, les dispositions de la règle C.2 s’appliquent, selon qu’il convient. Tout engagement qui n’est plus valable est immédiatement annulé et les crédits correspondants sont libérés. Lorsqu’un engagement qui a été comptabilisé est, pour une raison quelconque (autre que le paiement), réduit ou annulé, l’agent certificateur veille à ce que les comptes de la Caisse soient ajustés en conséquence.

Désignation des comptes bancaires
D.1 Sauf dans le cas des comptes bancaires désignés par le Représentant du Secrétaire général aux fins de la garde des avoirs de la Caisse conformément à la règle D.4, l’Administrateur désigne les banques dans lesquelles les fonds de la Caisse sont déposés et ouvre tous les comptes en banque officiels nécessaires aux activités de la Caisse. L’Administrateur désigne les fonctionnaires autorisés à signer tous ordres relatifs à ces comptes. L’Administrateur autorise également toutes les fermetures de compte en banque, à l’exception de ceux qui sont utilisés pour la garde des avoirs conformément à la règle D.4. Les comptes en banque de la Caisse sont ouverts et utilisés conformément aux principes suivants :
a) Les comptes en banque sont ouverts au nom de l’ONU au profit de la Caisse;
b) Les espèces et instruments négociables déposés dans ces comptes en banque sont, dans toute la mesure possible, détenus en tant qu’avoirs de l’ONU au profit de la Caisse, et l’autorité compétente est avisée que ces comptes sont exonérés de tout impôt;
c) Il est demandé aux banques de fournir des relevés en temps voulu;
d) Deux signatures, ou leur équivalent électronique, doivent figurer sur tous les chèques et autres ordres de retrait, y compris les titres de paiement électronique;
e) Toutes les banques doivent reconnaître que l’Administrateur est habilité à recevoir, dès qu’il en fait demande ou aussi rapidement que possible, tous renseignements concernant les comptes en banque officiels de la Caisse.

D.2 Le pouvoir de signer tous ordres relatifs aux comptes en banque et la responsabilité en la matière sont assignés à titre personnel aux fonctionnaires de la Caisse désignés par l’Administrateur et ne peuvent être délégués. Les fonctionnaires autorisés à signer tous ordres relatifs aux comptes en banque ne peuvent exercer les fonctions d’ordonnancement visées aux règles de gestion financière C.7 et C.9. Ils doivent :
a) Veiller à ce que les comptes soient suffisamment provisionnés lorsque des chèques et autres ordres de paiement sont présentés au paiement;
b) Vérifier que tous les chèques et autres ordres de paiement sont libellés à l’ordre du bénéficiaire désigné, sont approuvés par un agent ordonnateur désigné conformément aux règles C.9 c) ou C.14 b), et sont établis conformément aux lois, règles et normes bancaires;
c) Veiller à ce que les chèques et autres instruments bancaires soient dûment conservés jusqu’à ce que, devenus périmés, ils soient détruits conformément à la règle G.8.

D.3 Le Directeur financier veille à ce que toutes les opérations financières, sans exception, y compris les frais, honoraires et commissions bancaires, soient rapprochées des informations fournies par les banques de la Caisse. Ce rapprochement est effectué par un fonctionnaire ne participant effectivement ni à l’encaissement ni au décaissement des fonds.

Désignation des dépositaires et du comptable centralisateur
D.4 Le Représentant du Secrétaire général désigne les banques ou autres établissements de dépôt qui remplissent les fonctions de dépositaire des avoirs de la Caisse, lesquels sont détenus en fiducie au nom de l’ONU au profit de la Caisse, et ouvre dans ces banques ou établissements de dépôt les comptes pouvant être nécessaires aux opérations relatives à l’investissement des avoirs de la Caisse.
D.5 Le Représentant du Secrétaire général désigne un comptable centralisateur qui rassemble tous les renseignements pertinents concernant les opérations d’investissement relatives aux avoirs de la Caisse, en rend compte et fait rapport à la Caisse à leur sujet.

Opérations de change et trésorerie
D.6 Le Représentant du Secrétaire général ou les fonctionnaires de la Caisse nommés par celui-ci sont responsables des opérations de change nécessaires aux activités de la Caisse ou relatives à
l’investissement des avoirs de la Caisse. Les fonctionnaires de la Caisse chargés des opérations relatives aux comptes en banque de la Caisse autres que ses comptes de dépôt ne sont autorisés à faire des opérations de change que dans la mesure où les activités de la Caisse l’exigent et pour la couverture des risques de change. Aux fins de l’application des règles de gestion financière C.1 à C.3, l’Administrateur et le Représentant du Secrétaire général, avec le concours du Directeur financier, se consultent et conviennent des procédures permettant d’assurer une bonne gestion des devises et des opérations de change. Selon que de besoin, l’Administrateur tient le Comité d’audit informé de ces consultations.

D.7 L’Administrateur et le Représentant du Secrétaire général, avec le concours du Directeur financier, se consultent et conviennent du montant des liquidités, sous la forme d’espèces ou d’instruments négociables, qui seront détenues dans les comptes en banque de la Caisse, excepté les comptes de dépôt relevant de la règle D.4, dans la mesure nécessaire au paiement des dépenses de la Caisse conformément aux règles C.1 à C.3, y compris les montants qui peuvent être nécessaires pour assurer la continuité des opérations et la reprise après sinistre. Toutes les autres espèces et instruments négociables sont mis à la disposition du Représentant du Secrétaire général/Bureau de la gestion des investissements pour être investis.

Avances de caisse et décaissements
D.8 Les avances de caisse (petite caisse et caisse centrale) ne peuvent être faites que par les fonctionnaires habilités à cet effet par l’Administrateur. Les comptes y relatifs sont tenus suivant la méthode du fonds de caisse à montant fixe, et le montant et l’objet de chaque avance sont définis par l’Administrateur en consultation avec le Représentant du Secrétaire général et le Directeur financier. L’Administrateur peut approuver toute autre avance de fonds que le Statut et le Règlement du personnel de l’ONU et les instructions administratives de l’Organisation autorisent et qu’il peut par ailleurs autoriser. Un reçu écrit doit être obtenu du bénéficiaire pour toutes les avances de caisse. Les fonctionnaires de la Caisse auxquels il est fait des avances de caisse sont personnellement et pécuniairement responsables de la gestion et de la garde des fonds ainsi avancés et doivent être à tout moment en mesure de rendre compte de leur utilisation. Ils présentent les pièces comptables voulues une fois par mois, sauf instructions contraires de l’Administrateur.

D.9 Tous les décaissements effectués conformément aux règles de gestion financière C.1 à C.3 se font par virement électronique, par virement télégraphique ou par chèque, à moins que l’Administrateur n’autorise un versement en espèces. Les décaissements sont comptabilisés à la date où ils sont effectués.

Investissement des avoirs de la Caisse
D.10 Conformément à l’Article 19 a) des Statuts de la Caisse, le Représentant du Secrétaire général, agissant sous l’autorité du Secrétaire général, investit les avoirs de la Caisse et les gère avec
prudence.

D.11 En consultation avec le Comité des placements et compte tenu des observations et propositions du Comité mixte et des critères établis par l’Assemblée générale (sécurité, rentabilité, liquidité et convertibilité), le Représentant du Secrétaire général définit une politique d’investissement ainsi que des directives en la matière afin d’assurer que les décisions d’investissement servent au mieux les intérêts de la Caisse pour le compte des participants et des bénéficiaires de la Caisse.

D.12 Toutes les opérations d’investissement, y compris les cessions, exigent l’autorisation et la signature de deux fonctionnaires désignés à cette fin par le Représentant du Secrétaire général.

D.13 Les honoraires, commissions et autres sommes analogues payés par la Caisse, avec l’autorisation du Représentant du Secrétaire général, aux courtiers et négociants en titres, et les montants dus par ailleurs, avec l’autorisation du Représentant du Secrétaire général, au titre d’une opération d’investissement des avoirs de la Caisse, ne constituent pas des dépenses de la Caisse au sens des règles C.1 à C.3. Ces montants représentent des coûts de transaction relatifs à l’investissement des avoirs de la Caisse et doivent être comptabilisés par le Représentant du Secrétaire général, conformément à l’article 19 b) des Statuts, comme des éléments d’opérations relatives à l’investissement des avoirs de la Caisse.

Comptabilisation de l’investissement des avoirs de la Caisse
D.14 Le Représentant du Secrétaire général tient des comptes détaillés de tous les investissements et autres opérations se rapportant à la Caisse. Ces comptes peuvent être examinés par le Comité mixte.

Présentation, contenu et méthode d’établissement du budget d’administration
E.1 Conformément à l’article 15 b) des Statuts de la Caisse, le Comité mixte soumet à l’Assemblée générale, pour approbation, des prévisions biennales des dépenses à engager pour l’application des Statuts. L’Administrateur, en consultation avec le Représentant du Secrétaire général, établit le projet de budget d’administration de la Caisse pour chaque exercice biennal, dans lequel il présente les prévisions relatives à la partie consacrée aux activités et ressources nécessaires à la gestion du portefeuille de la Caisse. L’exercice considéré aux fins du projet de budget des dépenses d’administration de la Caisse couvre deux années civiles consécutives, la première étant une année paire.

E.2 L’Administrateur et le Représentant du Secrétaire général décident, chacun en ce qui concerne ses activités, du contenu et de l’allocation des ressources du projet de budget d’administration de la Caisse devant être soumis au Comité mixte pour adoption et à l’Assemblée générale pour approbation. Les propositions budgétaires pour l’exercice biennal suivant sont établies et soumises au Comité mixte aux dates, selon les modalités et avec les précisions que celui-ci prescrit, en conformité avec le Règlement financier et les règles de gestion financière de l’ONU, ainsi qu’avec le Règlement et les règles régissant la planification des programmes, les aspects du budget qui  ont trait aux programmes, le contrôle de l’exécution et les méthodes d’évaluation (ST/SGB/2000/8).

E.3 Le projet de budget d’administration de la Caisse comprend les recettes et les dépenses de l’exercice auquel il se rapporte; il est libellé en dollars des États-Unis. Les produits, les objectifs visés et les réalisations escomptées au cours de l’exercice biennal sont énoncés dans les textes explicatifs concernant les programmes. Le projet de budget est précédé d’un exposé expliquant les principales modifications apportées à la teneur des programmes et le volume des ressources qui leur sont allouées par rapport à l’exercice biennal précédent. Le projet de budget d’administration est accompagné d’un rapport sur l’exécution du budget de l’exercice biennal en cours comparant les dépenses d’administration effectivement engagées aux
dépenses prévues, ainsi que des éléments d’information, annexes et exposés circonstanciés qui peuvent être demandés par le Comité mixte ou en son nom, et de toutes annexes et états que l’Administrateur, le Représentant du Secrétaire général, ou les deux, peuvent juger nécessaires ou utiles.

E.4 Conformément à l’article 15 c) des Statuts de la Caisse, les dépenses d’administration qu’une organisation affiliée engage afin d’assurer l’application des Statuts sont à la charge de cette
organisation. Étant donné que le secrétariat de la Caisse joue le rôle de comité des pensions pour l’ONU, l’Organisation rembourse à la Caisse les dépenses qu’elle a engagées pour fournir des services en cette qualité. Le Comité mixte et l’Assemblée générale conviennent du montant et du taux de remboursement des dépenses engagées au titre de ces services dans le cadre de l’établissement du budget d’administration de la Caisse.

Examen et approbation
E.5 Au cours de la deuxième année de chaque exercice, l’Administrateur et le Représentant du Secrétaire général présentent au Comité mixte, pour examen et adoption, le projet de budget
d’administration de la Caisse pour l’exercice suivant. Le Comité mixte soumet son projet de budget d’administration de la Caisse à l’Assemblée générale par l’intermédiaire du Comité consultatif, qui peut formuler des observations et des recommandations.

E.6 Conformément à l’article 15 b) des Statuts de la Caisse, l’Assemblée générale approuve, au cours de la deuxième année de chaque exercice biennal, le budget d’administration de la Caisse pour l’exercice biennal suivant après avoir examiné le projet de budget adopté par le Comité mixte ainsi que le rapport du Comité consultatif à son sujet.

E.7 L’Administrateur et le Représentant du Secrétaire général peuvent soumettre des prévisions de dépenses d’administration supplémentaires, sous la même forme que le budget d’administration de la Caisse approuvé, et présentent ces prévisions de dépenses supplémentaires au Comité mixte pour qu’il les approuve. Le Comité mixte transmet les prévisions de dépenses d’administration supplémentaires qu’il a approuvées à l’Assemblée générale, par l’intermédiaire du Comité consultatif, qui les examine et présente un rapport à leur sujet.

F.1 L’Administrateur et le Représentant du Secrétaire général, dans leurs domaines de compétence respectifs, utilisent les services du Secrétariat de l’ONU et désignent, dans leurs domaines de compétence respectifs, les fonctionnaires du Secrétariat – qui peuvent à leur tour déléguer ces responsabilités à d’autres fonctionnaires du Secrétariat – qui sont habilités à exercer les fonctions d’agent certificateur et d’agent ordonnateur conformément à la règle C.14 ou à engager des dépenses pour le compte de la Caisse. La Caisse et l’ONU peuvent préciser par écrit les modalités selon lesquelles ces services sont fournis.

F.2 Lorsqu’ils fournissent des services relatifs à l’achat de biens ou de services pour le compte de la Caisse ou à la gestion de ses immobilisations corporelles, les fonctionnaires du Secrétariat de
l’ONU se conforment au Règlement financier et aux règles de gestion financière de l’ONU et aux textes administratifs, directives et procédures applicables, sous réserve que leur application soit
compatible avec les Statuts et le Règlement administratif de la Caisse, y compris les présentes règles de gestion financière.

G.1 Responsables des comptes de la Caisse en vertu de l’autorité que les Statuts de la Caisse confèrent à chacun d’eux en ce qui le concerne, l’Administrateur et le Représentant du Secrétaire général définissent les politiques et systèmes comptables applicables aux comptes de la Caisse dans le respect des Normes IPSAS et de la Norme comptable internationale 26 (NCI 26). Le Directeur financier veille à la conformité desdits politiques et systèmes comptables aux normes IPSAS, à la norme NCI 26, aux Statuts et Règlement administratif de la Caisse, y compris les présentes règles de gestion financière. L’exercice financier de la Caisse correspond à l’année civile.

G.2 Aux termes de l’alinéa a) de l’article 14 des Statuts de la Caisse, le Comité mixte présente tous les ans à l’Assemblée générale les états financiers de la Caisse établis en dollars des États-Unis conformément aux Statuts et au Règlement administratif de la Caisse, y compris les présentes règles de gestion financière, aux décisions du Comité mixte et de l’Assemblée générale et aux normes IPSAS et à la norme NCI 26 « Comptabilité et rapports des régimes de retraite » faisant partie des Normes internationales d’information financière. Les états financiers
de la Caisse comportent les éléments suivants :
a) État de l’actif net disponible pour le versement des prestations;
b) État des variations des avoirs nets affectés au paiement des prestations;
c) État des flux de trésorerie;
d) État comparatif des montants effectifs et des montants inscrits au budget, présentés sur une base comparable avec les dépenses d’administration;
e) Note présentant la valeur actuarielle des droits accumulés à prestations (prestations promises) distinguant entre prestations acquises et prestations non acquises;
f) Notes relatives aux états financiers comportant la synthèse des politiques comptables majeures et d’autres notes explicatives.

G.3 La Caisse comptabilise toutes ses opérations financières dans ses comptes selon la méthode de la comptabilité d’exercice comme prescrit par les normes IPSAS et la norme NCI 26.

G.4 Les états financiers sont assortis d’une déclaration relative au contrôle interne signée par l’Administrateur et le Représentant du Secrétaire général, qui en conviennent de la forme en consultation avec le Comité d’audit. Le Directeur financier de la Caisse certifie les états financiers en y apposant sa signature.

G.5 La Caisse transmet ses états financiers au Comité des commissaires aux comptes et au Comité mixte après certification comme le prescrit la règle de gestion financière G.4 et ce, quatre mois
après la fin de l’exercice financier considéré. Le Comité mixte présente les états financiers vérifiés de la Caisse à l’Assemblée générale par l’intermédiaire du Comité consultatif.

G.6 Les comptes de la Caisse sont présentés en dollars des États-Unis, toutes opérations pouvant être comptabilisées dans la monnaie de transaction et en dollars des États-Unis. Pour convertir en dollars des États-Unis les opérations monétaires non libellées dans cette monnaie, la Caisse utilise le cours au comptant entre le dollar et la monnaie considérée à la date de l’opération. Aux fins de l’administration des pensions, la Caisse utilise le taux de change opérationnel des Nations Unies établi conformément au Règlement financier et règles de gestion financière de l’Organisation des Nations Unies comme cours au comptant pour comptabiliser ce type d’opérations, sauf les cas où les Statuts, le Règlement et le système d’ajustement des pensions de la
Caisse prescrivent d’utiliser un taux de change différent. Aux fins de ses investissements, la Caisse utilise les taux de change du marché comme cours au comptant. Elle comptabilise les recettes et paiements libellés dans des monnaies autres que le dollar des États-Unis au cours comptant pratiqué à la date de l’opération, toute différence entre le montant effectif au change et celui qu’offrirait le cours au comptant étant comptabilisée comme gain ou perte de change.

G.7 L’Administrateur ou le Représentant du Secrétaire général peuvent, chacun en ce qui le concerne, autoriser, après enquête, la dépréciation d’avoirs, y compris mais sans s’y limiter, des produits à recevoir, biens, immobilisations et matériel, stocks et avoirs incorporels dans le respect des normes IPSAS. La Caisse présente au Comité mixte et au Comité des commissaires aux comptes les états ciaprès sous forme de note accompagnant ses états financiers :
a) Sortie de bilan de pertes d’avoirs, y compris les espèces, produits à recevoir et biens, immobilisations et matériel, stocks et avoirs incorporels;
b) Paiements à titre gracieux;
c) Cas de fraude et de présomption de fraude.

G.8 La Caisse conserve tous documents comptables et autres documents financiers et toutes pièces justificatives y relatives pendant une période déterminée fixée conformément aux politiques arrêtées comme prescrit par la règle de gestion financière G.1, période au terme de laquelle, elle peut les détruire avec l’assentiment de l’Administrateur et ce, en consultation avec le Directeur financier.

Audit interne
H.1 Sous réserve de l’approbation de l’Assemblée générale, le Comité mixte donne pour mission à des auditeurs internes de procéder en toute indépendance à l’audit interne des comptes et opérations de la Caisse conformément aux normes de vérification généralement reconnues d’audit. Le Bureau des services de contrôle interne procède à l’audit interne des activités du Secrétaire général concernant l’investissement des avoirs de la Caisse conformément à l’article 19 des Statuts de la Caisse. Il procède à toutes activités d’audit interne conformément à la résolution 48/218 B de l’Assemblée générale et à la règle 5.15 du Règlement financier et des règles de gestion financière de l’ONU. Les auditeurs internes de la Caisse examinent et évaluent les ressources financières de la Caisse et font rapport sur l’utilisation qui en est faite et sur l’efficacité, l’adéquation et l’application des systèmes et procédures de contrôle financier internes et autres contrôles internes institués en la matière conformément aux règles de gestion financière C.7, C.9 et C.14. Les audits internes apprécient également si :
a) La Caisse effectue ses opérations financières conformément aux prescriptions des Statuts, du Règlement administratif et du système d’ajustement des pensions de la Caisse ou aux conditions
mises par le Comité mixte à l’utilisation du Fonds de secours de la Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies, à toutes décisions prises par le Comité mixte et l’Assemblée générale sur la question et aux recommandations d’organes de tutelle externes acceptées par l’Administrateur et le Représentant du Secrétaire général ou par le Comité mixte;
b) La Caisse gère ses ressources financières, matérielles et humaines et effectue ses opérations de manière économe, judicieuse et efficace afin d’atteindre les objectifs à elle fixés par le Comité mixte.

H.2 Les auditeurs internes soumettent leurs observations, recommandations et rapports d’audit au Comité d’audit, qui transmet tous les ans au Comité mixte lesdits rapports, assortis de l’analyse y relative. Le Comité d’audit évalue périodiquement la prestation des auditeurs internes pour en rendre compte au Comité mixte.

H.3 L’Administrateur fournit aux auditeurs internes tels services et facilités dont ils auraient raisonnablement besoin pour auditer les opérations et les comptes financiers de la Caisse. Les fonctionnaires de la Caisse fournissent aux auditeurs internes tous documents et autres éléments d’information dont ces derniers auraient besoin pour s’acquitter de leur mission d’audit. Les auditeurs internes préservent toutes informations revêtues du sceau du secret professionnel ou de la confidentialité qui auront été mises à leur disposition et en usent aux seules fins directement liées à l’exécution de leur mission d’audit. Les auditeurs internes peuvent attirer l’attention de l’Assemblée générale sur tout déni d’informations revêtues du sceau du secret professionnel qu’ils jugeraient nécessaires aux fins de tout audit.

Audit externe
H.4 Ainsi qu’il est dit à l’alinéa b) de l’article 14 des Statuts de la Caisse, le Comité des commissaires aux comptes vérifie chaque année le fonctionnement de la Caisse et ce conformément aux Normes internationales d’audit, aux Statuts et Règlement de la Caisse et au Règlement financier et règles de gestion financière de l’Organisation des Nations Unies. Le Comité des commissaires aux comptes est entièrement indépendant et seul responsable de la conduite de tout audit comme le prescrit la règle 7.6 du Règlement financier et règles de gestion financière de l’ONU.

H.5 Le Comité des commissaires aux comptes peut faire des observations touchant l’efficacité des procédures financières, du système comptable et des contrôles financiers internes et, d’une
manière générale, l’administration et la gestion de la Caisse.

H.6 Comme le prescrit le paragraphe 17 de la section VI de la résolution 70/248 de l’Assemblée générale, le Comité des commissaires aux comptes présente séparément à l’Assemblée son
rapport sur la Caisse, lequel est annexé à celui du Comité mixte.

H.7 Comme le prescrit le paragraphe 16 de la section VI de la résolution 70/248 de l’Assemblée générale, le Comité mixte, agissant en consultation avec le Comité des commissaires aux comptes, prend les dispositions voulues pour examiner, à sa session annuelle, la version finale du rapport financier et des états financiers vérifiés et le rapport établis par le Comité des commissaires aux comptes au sujet de la Caisse.

Services et facilités et accès aux documents et informations requis aux fins d’audit externe
H.8 L’Administrateur fournit au Comité des commissaires aux comptes tous services et facilités dont il aurait raisonnablement besoin pour vérifier le fonctionnement et les comptes financiers de la Caisse. Les fonctionnaires de la Caisse fournissent au Comité des commissaires aux comptes tous documents et autres éléments d’information dont il aurait besoin pour s’acquitter de sa mission d’audit. Le Comité des commissaires aux comptes et ses collaborateurs préservent le secret professionnel et le caractère confidentiel dont sont revêtues toutes informations mises à leur
disposition et en usent aux seules fins directement liées à l’exécution de toute mission d’audit. Le Comité des commissaires aux comptes peut attirer l’attention de l’Assemblée générale sur tout déni d’informations qu’il jugerait nécessaires aux fins de tout audit.