Annexe III: Règlement intérieur de la Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies

A.1 Conformément à l’article 5 des Statuts, le Comité mixte a la composition indiquée plus loin dans l’appendice 1. Le Comité mixte tient une session ordinaire, au moins une fois tous les deux ans, à la date et au lieu fixés par lui ou par son comité permanent.

A.2 Avant chaque session ordinaire du Comité mixte, les secrétaires des comités des pensions du personnel communiquent au Secrétaire du Comité mixte le nom des personnes désignées par ces comités comme membres et membres suppléants du Comité mixte conformément à l’article 5. L’accréditation des membres et des membres suppléants du Comité mixte demeure valable jusqu’à la session ordinaire suivante, à moins que le Secrétaire du Comité mixte ne soit avisé qu’un comité a modifié sa représentation.

A.3 Le Comité mixte tient une session extraordinaire s’il en est ainsi décidé par lui-même ou par le Comité permanent, ou à la demande de la majorité des membres du Comité mixte. Le Comité permanent décide de la date et du lieu des sessions extraordinaires.

A.4 Toutes les sessions du Comité mixte sont convoquées par le Secrétaire. Les questions proposées par l’un quelconque des membres du Comité mixte ou par l’un quelconque des comités des pensions du personnel, un mois au moins avant l’ouverture d’une session ordinaire, ou quatorze jours au moins avant l’ouverture d’une session extraordinaire, sont inscrites à l’ordre du jour provisoire par le Secrétaire et communiquées à chacun des membres du Comité mixte ainsi qu’aux secrétaires des comités avec la documentation nécessaire. Le Comité mixte peut décider d’inscrire d’autres questions à l’ordre du jour soit à l’ouverture, soit au cours d’une session.

A.5 Sous réserve des dispositions des Statuts et du présent Règlement, le Comité mixte arrête sa propre procédure. Le quorum est constitué par la majorité des membres du Comité mixte, y compris les membres suppléants participant aux sessions en l’absence de membres, à condition que trois membres au moins de chacun des trois groupes ciaprès soient présents :
a) L’Assemblée générale des Nations Unies et les organes correspondants des autres organisations affiliées;
b) Les autorités administratives compétentes des organisations affiliées;
c) Les participants.
Tous les membres, membres suppléants et représentants participant aux sessions ordinaires ou extraordinaires du Comité mixte en application de l’article A.9 (a) à (e) ci-après signent une déclaration de confidentialité et de conflit d’interêt avant le début de la session.

A.6 Le Comité mixte prend ses décisions à la majorité des membres présents et votants.

A.7 À l’ouverture de chaque session ordinaire, le Comité mixte élit un président et deux vice-présidents, qui président les séances jusqu’à l’élection de leurs successeurs.

A.8 Un rapport sur chaque session du Comité mixte est établi sous la responsabilité du Secrétaire et approuvé par le Comité. Il est distribué le plus rapidement possible à tous les membres du Comité mixte par l’intermédiaire des secrétaires des comités des pensions du personnel.

A.9 Seuls sont habilités à participer aux sessions du Comité mixte :
a) Les membres du Comité mixte;
b) Un membre suppléant pour chaque membre du Comité mixte, sauf dans le cas de l’Organisation des Nations Unies où le nombre des membres suppléants sera limité aux membres suppléants du Comité des pensions du personnel de l’Organisation des Nations Unies élus ou désignés conformément à l’alinéa a) de l’article 6 des Statuts;
c) Dans le cas des organisations affiliées disposant d’un ou deux membres au Comité mixte, un représentant de chaque groupe mentionné au paragraphe A.5 ci-dessus ne disposant pas d’un siège à la session considérée du Comité mixte;
d) Un représentant pour chaque organisation affiliée ne disposant pas de siège au Comité mixte;
e) Quatre représentants et deux suppléants pour la Fédération des associations d’anciens fonctionnaires internationaux (FAAFI);
f) Un observateur pour chaque organisation ou entité invitée par le Comité mixte à assister à la session considérée du Comité mixte;
g) De droit, les secrétaires des comités des pensions du personnel des organisations affiliées et les membres du secrétariat de la Caisse désignés par le Secrétaire du Comité mixte.

A.10 Les représentants mentionnés aux alinéas c), d) et e) du paragraphe A.9 jouissent des droits accordés aux membres, à l’exception du droit de vote. Les observateurs et les participants de
droit mentionnés aux alinéas f) et g) du paragraphe A.9 peuvent prendre la parole avec l’autorisation du Président.

A.11 Les réunions du Comité mixte sont privées. Les dossiers et toute la correspondance du Comité mixte sont confidentiels et sont confiés à la garde de son Secrétaire.

B.1 À chacune de ses sessions ordinaires, le Comité mixte désigne un Comité permanent comprenant quinze membres (et un membre suppléant pour chacun de ces membres) qu’il nomme parmi ses propres membres et membres suppléants ou parmi ceux des comités des pensions du personnel. La représentation est organisée comme il est indiqué dans l’appendice 2.

B.2 Si, entre deux sessions du Comité mixte, un membre ou un membre suppléant du Comité permanent donne sa démission ou cesse d’être membre ou membre suppléant d’un comité des pensions du personnel, le comité dont il faisait partie désigne un nouveau membre ou membre suppléant, qui exerce ses fonctions jusqu’à la session ordinaire suivante du Comité mixte.

B.3 À la première session qu’il tient après la session ordinaire du Comité mixte, le Comité permanent élit un président et deux viceprésidents, qui exercent leurs fonctions jusqu’à ce que le Comité mixte ait désigné un nouveau Comité permanent.

B.4 Le Comité permanent agit, quand il y a lieu, au nom du Comité mixte, lorsque ce dernier n’est pas en session. Il statue sur les cas individuels qui lui sont renvoyés, exerce un contrôle d’ensemble sur les opérations de la Caisse et s’acquitte de toute autre fonction précise qui peut lui être confiée de temps à autre par le Comité mixte. Le Comité permanent peut, de sa propre initiative, et doit, sur la demande du Comité mixte ou de tout comité des pensions du personnel, entamer les travaux préparatoires touchant toutes questions de principe afin de permettre au Comité mixte d’étudier utilement ces questions.

B.5 Le Comité permanent présente au Comité mixte, à chacune de ses sessions ordinaires, un rapport sur les mesures qu’il a prises depuis la session ordinaire précédente.

B.6 Les réunions du Comité permanent sont convoquées par le Secrétaire agissant sur les instructions du Président, après consultation avec les membres du Comité.

B.7 Les comptes rendus de toutes les réunions du Comité permanent sont établis sous la responsabilité du Secrétaire et approuvés par le Comité. Ils sont distribués le plus rapidement possible aux membres du Comité permanent par l’intermédiaire des secrétaires des comités des pensions du personnel.

B.8 Le quorum est constitué par la majorité des membres du Comité permanent, y compris les membres suppléants participant aux réunions en l’absence de membres, étant entendu que chacun des trois groupes qui, en application de l’article 6 des Statuts constituent un comité, doit être représenté par deux membres au moins. Le Comité permanent prend ses décisions à la majorité des membres présents et votants.

B.9 Seuls sont habilités à participer aux réunions du Comité permanent :
I) a) Les membres du Comité permanent;
b) Un membre suppléant pour chaque membre du Comité permanent, si ce n’est que trois membres suppléants peuvent y participer au nom des deux membres du groupe élu par
l’Assemblée générale des Nations Unies représentant le Comité des pensions du personnel de l’ONU;
c) Pour chaque organisation ou groupe d’organisations qui, du fait que les sièges sont répartis entre ces groupes par roulement, n’a pas droit à un siège de membre au Comité
permanent considéré, un représentant de chacun des groupes visés au paragraphe B.8;
d) Un représentant pour chaque organisation affiliée ne disposant pas de siège au Comité mixte;
e) Deux représentants et deux suppléants pour la FAAFI;
f) Un observateur pour chaque organisation ou entité invitée à assister aux réunions du Comité permanent;
g) De droit, les secrétaires des comités des pensions du personnel des organisations affiliées et les membres du secrétariat de la Caisse désignés par le Secrétaire du Comité mixte;
II) a) Les années où le Comité mixte ne se réunit pas en session ordinaire, les participants à la réunion du Comité permanent qui en tient lieu sont les participants stipulés ci-dessus,
avec un représentant supplémentaire pour chaque organisation appartenant à l’un des groupes visés au paragraphe B.8 ci-dessus qui n’est pas autrement habilité à participer à la séance considérée en qualité de membre, de suppléant ou de représentant;
b) Lorsque l’ordre du jour d’une réunion du Comité permanent est consacré exclusivement à l’examen des demandes de révision et des recours formés en vertu de la section K du
Règlement administratif, seuls sont habilités à y participer les membres du Comité et un membre suppléant en l’absence d’un membre.

B.10 Les représentants mentionnés aux sous-alinéas c), d) et e) del’alinéa I et au sous-alinéa a) de l’alinéa II du paragraphe B.9 jouissent des droits accordés aux membres, à l’exception du droit de vote. Les observateurs et les participants de droit mentionnés aux sous-alinéas f) et g) de l’alinéa I du paragraphe B.9 peuvent prendre la parole avec l’autorisation du Président.

B.11 Les réunions du Comité permanent sont privées; les dossiers et toute la correspondance du Comité permanent sont confidentiels et confiés à la garde du secrétaire du Comité mixte.

C.1 La composition du comité des pensions du personnel de chaque organisation affiliée est conforme aux dispositions de l’article 6 des Statuts. Les fonctionnaires du secrétariat de la Caisse et du Bureau de la gestion des investissements de la Caisse, et les fonctionnaires du secrétariat de chaque comité des pensions du personnel, ne peuvent pas être élus ou désignés pour représenter un groupe constitutif du comité des pensions du personnel d’une organisation membre de la Caisse, et, par conséquent, pour occuper une fonction au Comité mixte. Conformément à l’alinéa e) du paragraphe A.9, deux représentants retraités de la Caisse sont habilités à participer aux réunions des comités des pensions du personnel, mais ils ne disposent pas du droit de vote. Chaque comité tient au moins une réunion ordinaire par an. Il tient des réunions extraordinaires sur décision de son président, sur demande de l’autorité compétente ou sur demande écrite de trois de ses membres.

C.2 Le quorum est constitué par la majorité des membres habilités à siéger, à condition que les trois groupes représentés au comité en vertu de l’article 6 soient représentés. Sous réserve de la disposition H.1 du Règlement administratif, les comités prennent leurs décisions à la majorité des membres présents et votants.

C.3 À la première session ordinaire de l’année, chaque comité élit son président.

C.4 Chaque comité peut nommer un comité intérimaire chargé d’expédier les affaires courantes lorsque lui-même n’est pas en session. Chacun des trois groupes représentés au comité est représenté au comité intérimaire. Il est rendu compte au comité, à sa session suivante, de toute mesure prise par le comité intérimaire.

C.5 Les comptes rendus de toutes les réunions du comité et de son comité intérimaire sont établis sous la responsabilité du secrétaire du comité. Ils sont approuvés par le comité et distribués le plus rapidement possible à tous ses membres et au Secrétaire du Comité mixte.

C.6 Sous réserve des dispositions des Statuts et du présent Règlement, chaque comité arrête sa propre procédure.

C.7 Sur la recommandation de chaque comité, l’autorité compétente de l’organisation affiliée intéressée nomme le secrétaire du comité et peut nommer un secrétaire adjoint.

C.8 Les réunions des comités sont privées. Les dossiers et toute la correspondance des comités sont confidentiels et sont confiés à la garde de leur secrétaire.

C.9 Les communications entre les participants et l’Administrateur de la Caisse sont normalement acheminées par l’intermédiaire des secrétaires des comités; toutefois, lorsque les circonstances le justifient, tout participant peut s’adresser directement à l’Administrateur de la Caisse, qui avise, le cas échéant, le secrétaire du comité intéressé.

C.10 Chaque comité peut autoriser son secrétaire à donner suite en son nom sous réserve des mesures de supervision que le comité arrêtera et des dispositions qu’il prendra pour qu’il lui soit rendu compte à toutes les demandes individuelles qui ne prêtent pas à discussion, à l’exception de celles concernant les pensions d’invalidité.

D.1 Le Comité mixte ou le Comité permanent désigne un médecinconseil, qui prête son concours au Comité mixte pour toutes les questions médicales.

D.2 Afin d’assurer l’application uniforme des normes médicales prescrites par le Comité mixte, le médecin-conseil et les médecins des organisations affiliées maintiennent une liaison permanente et régulière. Les médecins des organisations affiliées peuvent être invités par le médecin-conseil à fournir des renseignements sur la manière dont ils appliquent ces normes médicales; sur demande, ils fournissent au médecin-conseil les renseignements médicaux que celui-ci juge pertinent.

D.3 Le médecin-conseil établit, pour chaque session ordinaire du Comité mixte, un rapport concernant l’application des normes médicales prescrites par le Comité mixte et les renseignements
médicaux qui influent sur l’octroi de prestations par la Caisse.

E.1 Des membres ad hoc peuvent être nommés pour siéger au Comité d’actuaires et au Comité des placements aux côtés des membres ordinaires nommés en application des articles 9 et 20 des Statuts de la Caisse, respectivement. Ces membres ad hoc sont nommés de la même manière que les membres ordinaires du comité concerné; toutefois, la durée de leur mandat peut être différente de celle du mandat des membres ordinaires.

F.1 L’Administrateur et l’Administrateur-adjoint sont nommés par le Secrétaire général sur recommandation du Comité mixte pour un mandat d’une durée maximale de cinq ans, renouvelable une fois. Afin d’assurer la continuité dans la gestion de la Caisse, les mandats de l’Administrateur et de l’Administrateur-adjoint devraient être décalés.