Pendant leur participation à la Caisse, les participants doivent s’assurer que leurs données personnelles (par exemple l’orthographe des noms, la date de naissance, l’état civil, le nombre de personnes à charge, les informations sur les personnes à charge, etc.) telles qu’elles ont été communiquées à l’organisme employeur, sont correctes afin d’éviter tout retard de traitement dû à des divergences constatées lors de l’examen des dossiers par la Caisse. Les participants peuvent vérifier les données communiquées par leurs organismes employeurs à la Caisse en se référant à leurs relevés annuels, qui sont mises à jour et publiés chaque année en milieu d’année sur l’Espace Client (MSS). Toute anomalie constatée dans les données fournies à la Caisse doit être signalée aux services des RH de l’organisme employeur, et toute modification doit être signalée par l’organisme employeur à la Caisse sous la forme d’un PA correctif (et non pas directement par le participant). Avant de faire un choix de prestations, les participants doivent avoir effectué leurs propres estimations pour s’assurer qu’ils connaissent leurs options de prestations et les montants estimés de leurs droits au moment de la cessation de service, afin qu’ils puissent faire un choix éclairé et soumettre le bon choix de prestations sur le bon formulaire d’instructions concernant le versement des prestations (Pens.E6 ou Pens.E7, selon le cas). Au moment de la cessation de service, les participants doivent remplir et soumettre à la Caisse le bon formulaire d’instructions concernant le versement des prestations (Pens.E6 ou Pens.E7) en y faisant le bon choix de prestations (le cas échéant), en remplissant dûment toutes les sections pertinentes du formulaire (numéro de la Caisse des pensions, noms, date, signature, instructions bancaires, monnaie, adresse postale, adresse électronique personnelle, etc.), en veillant à ce que la même date soit appliquée sur toutes les pages (le cas échéant) et en apposant leur signature originale sur le formulaire. Le formulaire ORIGINAL doit être soumis à la Caisse. Les participants qui ont droit à une forme de pension de retraite et qui en font le choix doivent également fournir à la Caisse des pièces justificatives pour eux-mêmes et, le cas échéant, pour leurs personnes à charge (conjoints, conjoints divorcés, enfants de moins de 21 ans ou, s’ils sont reconnus invalides, de tout âge). Pour plus d’informations, consultez notre brochure sur la cessation de service ou notre page consacrée à l’examen de nombreuses questions liées à la cessation de service.

Pendant la participation des membres du personnel à la Caisse, l’organisation doit s’assurer que leurs données personnelles des membres du personnel (par exemple, l’orthographe des noms, la date de naissance, l’état civil, le nombre de personnes à charge, etc.) telles qu’elles ont été communiquées à la Caisse sont correctes afin d’éviter des retards de traitement dus des divergences constatées lors de l’examen des dossiers par la Caisse. Les participants devraient avoir vérifié leurs relevés annuels sur l’Espace Client (MSS). Toute modification des données personnelles du participant doit être signalée à la Caisse par l’intermédiaire des services RH de l’organisme employeur sous la forme d’un PA correctif (et non directement par le participant). L’organisation doit fournir un soutien au personnel en cours de cessation de service pour s’assurer qu’il est bien informé de ses options en matière de prestations et qu’il a dûment rempli et soumis tous les documents requis (les instructions de paiement (PI) et, le cas échéant, les documents justificatifs). Pour éviter les retards de traitement, l’organisation devrait examiner les dossiers des membres du personnel avant la cessation de service pour s’assurer que toutes les données et les cotisations de retraite ont été dûment et correctement communiquées à la Caisse et si des écarts sont constatés, il faut s’assurer qu’ils sont traités et corrigés avant la cessation de service. Au moment de la cessation de service, l’organisation doit établir le formulaire d’avis de cessation de service (SEPPA) pour le participant, qui doit comprendre toutes les informations pertinentes sur les personnes à charge, etc. et doit être soumis à la Caisse. L’organisation doit émettre le formulaire d’avis de cessation de service PF4 (apurement financier) qui doit être signé par un responsable financier autorisé et contenir toutes les informations pertinentes pour l’année en cours ainsi que, le cas échéant, les mises à jour concernant les périodes de SLWOP, d’emploi à temps partiel, etc. Le formulaire de PF4 ORIGINAL doit parvenir à la Caisse. L’organisation doit s’assurer que la date de cessation de service indiquée pour le personnel est la même sur les formulaires SEPPA et PF4.

La Caisse doit fournir un soutien à l’organisation et aux participants pour s’assurer que le statut de participation et les options de prestations futures sont clairs, et informer toutes les parties des conditions applicables et de la documentation requise pour le traitement des prestations. La Caisse organise des séances d’information destinées aux participants et aux points de contact pour les pensions dans les organisations. Ces séances sont adaptées aux besoins de l’auditoire et portent sur des sujets tels que la participation, les droits à prestations, le processus de cessation de service, etc. La Caisse encourage vivement les participants à faire leur propre estimation des droits à prestations futures pour une date de cessation de service donnée, afin de pouvoir choisir leurs prestations en connaissance de cause. Les estimations peuvent être effectuées sur le site web officiel de la Caisse dans le nouvel Espace Client (MSS) sous l’onglet « Estimation » ; une fois l’estimation effectuée, elle peut être consultée sous l’onglet « Documents » dans MSS. Pour accéder à MSS, le participant doit d’abord s’inscrire en fournissant son numéro d’identification unique (UID) à neuf chiffres (chacun des neuf chiffres doit être saisi), son nom complet (orthographié tel qu’il a été communiqué à la Caisse par l’organisme qui l’emploie) et sa date de naissance. Le nouvel utilisateur MSS sera ensuite invité à créer son propre nom d’utilisateur, son mot de passe et à répondre à une série de trois questions de sécurité ; une fois l’inscription terminée, le participant peut accéder à son propre portail MSS sécurisé. L’accès au MSS et l’assistance MSS qui comprend une page AIDE/FAQ, des vidéos tutorielles et des liens vers deux adresses électroniques dédiées où les utilisateurs du MSS peuvent envoyer des demandes pour leur UID (RequestUIDonly@unjspf.org) ou des questions relatives à d’autres problèmes liés au MSS (MSSsupport@unjspf.org). Il convient de noter que le navigateur qui fonctionne généralement le mieux est Chrome. La Caisse peut fournir des estimations au cas où un participant ne pourrait pas accéder à l’outil d’estimation du MSS de la Caisse. La Caisse apporte son soutien à l’organisation et travaille en étroite collaboration avec elle pour faire en sorte que le processus de cessation de service se déroule le mieux possible et qu’un retour d’information soit fourni si nécessaire. Dès réception de l’ensemble complet des documents de cessation de service dûment remplis, datés et signés dans le bon format, la Caisse les scanne et les indexe dans le dossier personnel du participant et ouvre un workflow pour permettre l’examen et le traitement du dossier. Si tout est en ordre, et qu’aucune anomalie n’est constatée au cours du processus d’examen et de calcul ou d’audit, la Caisse met en œuvre la prestation et effectue le paiement dans un délai de 4 à 6 semaines à compter de la date de réception par la Caisse du dernier des trois documents de cessation de service obligatoires. La Caisse assure un suivi auprès de l’organisation ou du participant au cas où des divergences seraient constatées au cours du processus d’examen et de calcul. Il est donc important que la Caisse ait accès à l’adresse ÉLECTRONIQUE PERSONNELLE de l’ancien participant, qui doit figurer sur le formulaire PI (instructions de paiement) original.

• Être informé de ses options (faire sa propre estimation) ;
• Soumettre les instructions de paiement (PI) ORIGINALES, dûment remplies, datées et signées, soit sur le formulaire Pens. E/6 (pour ceux qui ont moins de 5 ans de période d’affiliation) ou le formulaire Pens.E/7 (pour ceux qui ont 5 ans ou plus de période d’affiliation). N’oubliez pas de fournir dans les champs prévus à cet effet sur le formulaire PI des instructions bancaires complètes, y compris l’identifiant bancaire dans la case correspondante du formulaire PI. Si le participant n’a pas de compte bancaire et n’a pas pu en ouvrir un, le paiement sous forme de chèque peut être envoyé à l’adresse d’un bureau de l’ONU. Le paiement ne peut pas être remis à une adresse postale ni être délivré à un tiers.

Les participants qui ont droit à une forme de pension de retraite et qui en font le choix doivent également soumettre des COPIES des pièces justificatives suivantes, selon leur cas, c’est-à-dire :

• Copie de l’acte de naissance du participant, ou, à défaut, copie d’un passeport en cours de validité.
• Copie d’une pièce d’identité valide avec photo du participant (ex : passeport ou autre pièce d’identité officielle avec photo délivrée par le gouvernement), portant le nom complet du participant, sa date de naissance et sa signature (le « Laissez-passer des Nations unies » n’est PAS une pièce d’identité valide) ;
• Copie de l’acte de naissance du/des conjoints actuels et/ou anciens du participant (ou, à la place, copie du passeport valide du conjoint) ;
• Copie de la pièce d’identité officielle avec photo du conjoint, délivrée par le gouvernement ;
• Copie du/des certificats de mariage ;
• Copie du/des jugements de divorce ;
• Copie de l’acte de naissance du ou des enfants du participant âgés de moins de 21 ans ;
• Copie du/des certificat(s) de décès du/des conjoints, ex-conjoints, enfants, le cas échéant.
• Formulaire de désignation de bénéficiaires A2 ORIGINAL.

• Le formulaire d’avis de cessation de service (SEPPA) du fonctionnaire, et
• L’original du formulaire d’avis de cessation de service PF4 (ou apurement financier) pour le cas en question, qui émis par le bureau de gestion de la paie de l’organisation et doit être signé par un fonctionnaire chargé des finances autorisé pour être accepté par la Caisse.